Gestionnaire Administratif et Pédagogique Sv H/F - Université Sorbonne Paris Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de BobignyComposante / Service : UFR SMBH / Filière Science de la VieComposition du service (effectifs) : 4 BIATSSFonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable filières et Directrice administrative de l'UFR SMBHRattachement fonctionnel : Chef du département SV
Conditions particulières d'exerciceDisponibilité en fonction de l'activité de l'UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignementsMissions éligibles au télétravail : toutes les missions à l'exception de l'accueil physique du publicLe/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l'UFR (ex : journée porteouverte de l'UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d'inscription, élections et autres activités ponctuelles).Description du poste : missions et activitésGestion administrativeRéaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du départementSaisir, mettre en forme des documents diversSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogiqueRetranscrire des informations orales et écritesTraiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, ...) concernant les formations géréesAssurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)Classer et archiver les documentsAssurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internesParticiper aux opérations logistiques du départementGestion pédagogiqueAccueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignantsGérer les courriels avec les enseignants et les étudiantsSaisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNINGAssurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNINGGestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiantsPréparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants,saisie des notes sur le logiciel APOGEE...), classer et archiver les résultatsEditer les bulletins de notes et les attestations de réussitePréparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapageDiffuser les informations utiles aux étudiants et enseignantsParticiper en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisionsParticiper au maquettage des formations sur APOGEEGestion des conventions de stageGérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...)Répondre aux sollicitationsOutils spécifiques à l'activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Connaissances / SavoirOrganisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement SupérieurOrganisation du cursus universitaire françaisTechniques de gestion administrative et d'élaboration de documentCulture internetLangue anglaise : A1 à A2Savoir faireSavoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre compteCommuniquer et faire preuve de pédagogieMettre en oeuvre des procédures et des règlesTravailler en équipeAccueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages en français et en anglaisRédiger, enregistrer et classer des documentsSavoir êtreSens de l'organisationRigueur et fiabilitéSens relationnel et capacité d'écouteAvoir le sens du service public

• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Anglais
• Pédagogie
• Archivage des données
• Excel
• Word
• Capacité d'écoute
• Français
• Sens de l’organisation